Korišćenje elektronske pošte, kao jedno od osnovnih sredstava komuniciranja u 21. vijeku, već odavno je uzelo maha, te ovaj kanal komunikacije upotrebljavamo u gotovo svim prilikama. Sa razvojem mnogobrojnih društvenih mreža i aplikacija za razmjenjivanje poruka, korišćenje e-maila u privatne svrhe polako gubi na značaju. Međutim, kada govorimo o poslovnoj korespodenciji, e-mail komunikacija je i dalje neprevaziđena.

Naime, putem ovog kanala komuniciranja moguće je ostvariti gotovo svaki vid poslovne saradnje. Bilo da se radi o slanju predloga za saradnju, ponuda, upita o cijenama ili o reklamiranju Vašeg proizvoda putem newsletter-a, e-mail obezbeđuje direktnu komunikaciju sa željenim saradnikom i pruža mogućnost uspostavljanja dugoročne poslovne saradnje.

Kako biste ostavili dobar prvi utisak u mail komunikaciji sa poslovnim saradnikom, neophodno je da se pridržavate zlatnih pravila uspješne elektronske komunikacije, koje Vam donosimo u nastavku teksta.

1. Jasno definišite „subject”

Pored precizno navedene e-mail adrese na koju se šalje poruka, neophodno je da jasno formulišete naslov sadržine maila, odnosno “subject”.  Naslov maila je veoma važan, jer zahvaljujući njemu primaocu je jasno stavljen do znanja krajnji cilj poslate poruke. Često se dešava da ljudi prilikom slanja maila preskaču postavljanje naslova, što može da dovede do toga da mail i ne bude pročitan ili da ga primalac odmah obriše misleći da se radi o reklami. Kako biste ovo izbjegli, neophodno je naslov bude precizno definisan i primamljiv, kako bi prikazao jasnu sliku o sadržini maila i istovremeno privukao primaoca da ga odmah pročita. Isto tako, ukoliko šaljete mail koji je po svojoj sadržini izuzetno važan, neophodno je da to naznačite u naslovu. Kao još jedan od razloga zbog čega je bitno da ne preskačete naslov, jeste taj da se na osnovu njega kasnije može brže izvršiti pretraga tog istog maila u inbox-u.

2. Obratite pažnju na oslovljavanje i pravopis

E-mail zapravo predstavlja elektronsku verziju poslovnog pisma, te je u skladu sa tim neophodno obratiti pažnju na oslovljavanje primaoca, kao i na pravopis u poslatoj poruci. Poznato je da u mail komunikaciji poruka počinje sa oslovljavanjem primaoca, te ukoliko se radi o poslovnim saradnicima neizostavno je oslovljavanje sa “Vi”. Pored ukazivanja poštovanja, na ovaj način primaocu jasno stavljate do znanja da se obraćate lično njemu. Nakon iskucanog sadržaja poruke i eventualno dodatih priloga u vidu dokumenata ili fotografija, tekst maila završavate tako što ukažete poštovanje, navedete svoje ime, prezime i poziciju na kojoj radite, uz obavezan završni pozdrav. Pored poštovanja ovih ustaljenih formi u poslovnoj komunikaciji, jako je važno da poruka bude gramatički i stilski ispravna, jer u suprotnom odajete utisak neprofesionalnosti. Takođe, vodite računa da mail ne bude previše dug, već da u što je moguće kraćim crtama prenesete sve relevantne informacije jasno i pregledno. Ovo pravilo važi kako u formalnoj, tako i u neformalnoj komunikaciji.

3. Zatražite ili potvrdite prijem važnog e-maila

Ukoliko šaljete važan e-mail, bilo da se radi o potvrdi termina sastanka, plaćanju računa, slanju ponude ili ugovaranje prodaje, veoma je važna povratna informacija da je poruka primljena. Zbog toga je pre završnog pozdrava na kraju poruke, neophodno da jednom rečenicom zamolite primaoca da Vam pošalje potvrdu da je primio mail. Ukoliko takva potvrda izostane, možete nakon izvesnog vremenskog perioda još jednom poslati mail ili da telefonskim putem potvrdite prijem poruke. Isto pravilo važi i kada na Vašu e-mail adresu stigne poruka koja je po svom sadržaju veoma važna. Obavezno mail pročitajte do kraja, te ukoliko Vas je pošiljalac zamolio da potvrdite prijem poruke, to učinite odmah. Još jednom treba napomenuti da je pravilo da se potvrda prijema maila traži samo u onim situacijama kada je poruka veoma važna, dok u ostalim situacijama to nije slučaj.

4. Odgovarajte na mailove što brže 

Baš kao što smo maloprije napomenuli, ukoliko primite mail koji zahtjeva odgovor, nastojte da na njega odgovorite što prije. Međutim, ovo pravilo važi i za ostale primljene poruke od strane poslovnih suradnika. Imajući u vidu da je e-mail dostupan na svim pametnim telefonima, prosto je nemoguće propustiti svaku novu poruku koja pristigne na vašu e-mail adresu, a toga su svesni i pošiljaoci. Stoga, koliko god Vam uslovi  i vreme to dozvoljavaju,na primljene mailove odgovarajte što prije. Ukoliko to nije baš uvijek izvodljivo, najbolja solucija jeste da na svom e-mailu uključite opciju automatskog odgovora na svaki pristigli mail, čiju sadržinu sami kreirate. Opcija automatskog odgovora je takođe idealna za onaj vremenski period koji provodite van kancelarije, kada koristite godišnji odmor ili slobodne dane. Na ovaj način ćete ispoštovati svakog ko pošalje poruku na Vašu e-mail adresu, a brzim odgovorima odajete utisak jako profesionalne, ljubazne i odgovorne osobe.

5. Poštujte privatnost tuđih e-mail adresa

Ukoliko šaljete cirkularni e-mail, učinite to tako da adrese ostalih primaoca ne budu vidljive svima, jer na ovaj način štitite sebe i osobe koje su vam povjerile svoje mail adrese. Dakle, izbjegavajte da postavljate preveliki broj adresa u polje “to”, već šaljite poruke pojedinačno, ili formirajte grupu prijatelja u okviru svog mail naloga, jer na ovaj način primaoci neće videti spisak adresa svih ljudi koji su primili taj mail. Druga opcija koja Vam je na raspolaganju jeste da više e-mail adresa postavite u polje “cc” umesto u polje “to”. Izuzetak od ovog pravila jesu cirkularne poruke koje kruže u okviru iste organizacije, gde je e-mail adresa svakog radnika dostupna ostalim zaposlenim radnicima.

Komentari

komentari